Utvärdering av större projekt

Har ni fått beviljat mer än 2 miljoner euro i EU-stöd ska ni koppla en extern löpande projektutvärdering till ert projekt.

Projektutvärdering handlar om att fånga och beskriva hur ert projekt genomförs, och vilka resultat och effekter som det ger. Vilka resultat hade uteblivit om projektet inte hade funnits? Hur bidrar projektet till utvecklingen av de regioner ni verkar i och programmets mål?

Projektutvärdering kan hjälpa er i att uppnå de resultat som ni har som målsättning. När ni utvärderar löpande kan ni styra om projektet i god tid om ni får indikationer på att målen inte kommer att nås med befintligt sätt att arbeta.

Ni ska redan i början av projektperioden upphandla en extern aktör som ska följa projektets genomförande på nära håll. Det kan till exempel vara ett konsultföretag eller universitet. Lead Partner och projektets styrgrupp bör delta aktivt och ta ansvar för resultatet från projektutvärderingen.

Så här gör ni

• Upphandla tidigt under projekttiden för att utvärderaren ska kunna följa projektet under större delen av projekttiden. Upphandlingen av projektutvärdering ska följa gällande regler för offentlig upphandling och andra inköp.
• Ställ krav på såväl kompetens från projektets sakområde som utvärderingskompetens. Erfarenhet från utvärdering av projekt som genomförts med hjälp av strukturfondsmedel bör vara särskilt meriterande. Betona vikten av professionalitet för att kunna göra de opartiska bedömningar som krävs.
• Var tydlig i beställningen. Formulera övergripande frågeställningar och var tydlig med vad som är viktigt för er att få svar på. Ställ krav på anbudsgivarna att de in sina anbud beskriver hur de kommer att använda dessa frågor.
• Ställ krav på att anbudsgivarna beskriver vilka metoder man kommer att använda och hur man kommer att använda dem.
• Ange tidplan och var tydliga med när ni förväntar er leveranser från utvärderaren.
• Ställ krav på utvärderaren att delta i aktiviteter för att skapa kunskap såväl inom projektet som spridning av resultat och effekter i projektets regionala sammanhang.
• Projektutvärderaren ska delta i aktiviteter som programmets utvärderare bjuder in till.
• Ange ett takpris och ställ krav på ungefärligt antal timmar som ni vill att utvärderaren ska lägga på projektet.

Vad bör utvärderingen innehålla?

Ni bör vara tydliga kring utvärderingens syfte och innehåll i uppdraget till den externa aktören redan från början.

• Projektlogik beskriver sambandet mellan projektets aktiviteter och dess mål. Hur är det tänkt att ni i projektet ska nå era mål? Vad grundar sig det antagandet på? Ligger de genomförda aktiviteterna i linje med projektlogiken? Sker det förändringar under projektets genomförande som gör att projektlogiken bör justeras? 
• Processen handlar om hur projektet ska ge avtryck i den lokala och regionala miljön. Vem eller vilka kan ta vid där projektet slutar, föra resultaten vidare och bidra till långsiktiga effekter?
• Public debate syftar på informationsspridning och är ett verktyg för att lära av och sprida projektets resultat. Hur använder ni i projektet kommunikation och hur sprider ni kunskap för att nå målen bättre?
• Nyckelaktiviteter är aktiviteter som för projektet framåt, mot målen. Vad har ni gjort i projektet? Vilka dokumenterade utfall och resultat har det lett till?
• Nyckelpersonerär yrkespersoner och experter. Det kan vara personer som deltar i genomförandet, men det är också viktigt att involvera personer som står utanför projektet, men som har insyn i det område där projektet försöker åstadkomma en förändring. Vad anser nyckelpersonerna om projektets förmåga att påverka och åstadkomma en förändring i riktning mot målen?
• Nyckeltal är kvantitativ information och statistik som skapar underlag för kvalificerade bedömningar. Anser projektets målgrupp att insatserna bidrar till att lösa de problem eller uppnå den utveckling som eftersträvas? Hur har projektet bidragit till valda aktivitetsindikatorer?
• Gränsregionalt mervärde. När ni jobbar över gränserna kan ni lösa gemensamma utmaningar tillsammans. Hur bidrar den gränsregionala dimensionen till projektets resultat, processer och spridning? Använd den gränsregionala modellens fem nivåer för att resonera om var projektet befinner sig i sitt gränsregionala arbete och hur det är tänkt att det arbetet ska utvecklas.
• Näringslivets deltagande. Hur bidrar näringslivets deltagande till projektets resultat och effekter?
• Horisontella kriterier handlar om jämställdhet, icke-diskriminering och hållbart miljötänkande. Hur bidrar de horisontella kriterierna till projektets resultat och effekter?

Ni ska delta i programmets utvärdering

På samma sätt som att ert projekt utvärderas kommer hela Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak att utvärderas med fokus på resultat och effekter och bidrag till regional utveckling. Denna programutvärdering kommer att ske i dialog med beslutade projekt.  Båda ni och ert projekts utvärderare ska därför medverka i de aktiviteter som programmets utvärderare bjuder in till.

Budget för utvärdering

Det finns inget krav på hur mycket pengar ni lägger på den externa utvärderingen. Fokus bör vara på kvalitén och att utvärderingen fokuserar på att värdera projektets resultat och effekter. Uppföljning av utvärderingens resultat kommer att göras genom lägesrapporterna.