Vanligt förekommande frågor

Har ni en fråga kring ekonomi? Kanske hittar ni svaret här!

Vad händer om vi avviker från vår budget?

Avvikelser mot budget ska redogöras och motiveras i lägesrapporten.

Ska vi använda betaldatum eller bokföringsdatum?

I Sverige och Danmark är det betaldatum som styr vilka stödberättigande kostnader som allokeras till en rapporteringsperiod. Alla utgifter som är bokförda och betalda innan FLC påbörjar sin kontroll får inkluderas av stödmottagarna i en given redovisningsperiod. Projektpartner ska på begäran kunna dokumentera betaldatum med kontoutdrag från bank. I Norge är det bokföringsdatum (dokumenteras med utskrift från huvudbok) som styr vilka stödberättigande kostnader som allokeras till en rapporteringsperiod.

Kan vi använda oss av andra EU-medel i projektet?

Nej. Dubbelfinansiering inte tillåtet, det vill säga att motta stöd för samma projekt från flera olika EU-program.

Hur hanterar vi moms?

För de flesta offentliga aktörer utgör moms inte en utgift och är därför inte en stödberättigande kostnad i programmet.

Om en partner inte har rätt att dra av momsen inom ramen för projektets verksamhet är momsen stödberättigande om det i samband med redovisningen av utgifterna kan styrkas för nationell kontrollant. För att styrka att moms är en stödberättigande kostnad för projektet bör ett dokument som styrker momsstatus för organisationen bifogas i ansökan om stöd.

Utländsk moms vid handel emellan EU-länder är endast en stödberättigande kostnad om moms ska ingå i fakturabeloppet enligt nationell lagstiftning. Det är projektpartnerns ansvar att säkerställa att fakturor från utländska leverantörer är utställda med korrekt moms. Moms på utländska fakturor som kan återvinnas är inte stödberättigande.

Är det tillåtet att betala i förskott?

Tjänster och varor  ska vara levererade under projektperioden. Det är inte tillåtet att förskottsbetala en tjänst eller en vara för att utgiften ska hamna inom projektperioden.

Kan vi få stöd för gåvor i projektet?

Kostnader för gåvor är i allmänhet inte stödberättigande.  Om gåvan hör samman med marknadsföring, kommunikation, reklam eller information och uppgår till max 50 EUR bör den vara stödberättigad.

Kan vi köpa varor eller tjänster från vår egen organisation?

Det är relativt vanligt att tjänster köps inom en organisation genom internfakturering mellan avdelningar och detta kan utgöra en stödberättigande kostnad.

Det ska finnas underlag i form av en internfaktura och tjänsten ska köpas till självkostnadspris utan påslag för overhead eller annat påslag, vilket ska kunna dokumenteras. Om det rör sig om arbetad tid i en annan del av organisationen, ska det redovisas som personalkostnad och det är lön, sociala avgifter, pension och dylikt som är stödberättigande (Se avsnitt om personalkostnader).

Vid köp av interna tjänster kan det vara svårt att dokumentera självutgiftspris och det är då en god idé att inte köpa tjänsten internt och att istället ta in externa anbud (konkurrensutsätta).

Kan vi få stöd för representation?

Med representation avses här utgifter för mat och dryck, vilket under vissa förutsättningar kan utgöra stödberättigande kostnader.

För att mat och dryck ska anses vara en stödberättigande kostnad ska följande beaktas:

• Det ska finnas ett direkt samband mellan genomförandet av projektet och representationen. Exempel på sådana tillfällen är: förtäring i samband med arbetsgruppsmöten, styrgruppsmöten eller möten med externa intressenter.
• Representationen ska prägla av återhållsamhet med avseende på belopp, frekvens och antal deltagare. Endast personer som har koppling till aktiviteten kan medverka och representationen ska begränsas till möten av det slag som anges ovan. 
• Utgifter ska alltid dokumenteras genom inbjudan, program, deltagarförteckning (namn och organisation på deltagarna) och i förekommande fall mötesanteckningar.