Personalkostnader

Här hittar ni regler för att redovisa personalkostnader.

Ni kan snabbt hitta den information ni söker genom att klicka på länken direkt härunder.

1 Allmänt om personalkostnader

Under kostnadsslaget personal ska ni redovisa bruttokostnader för personal med följande typ av anställning hos stödmottagaren:

• Heltidsanställning
• Deltidsanställning med fast andel av arbetstiden per månad
• Deltidsanställning med varierande antal arbetstimmar per månad
  Timanställning

Grundläggande krav för att kostnaderna ska vara stödberättigande är att:

• Personalkostnaderna enbart består av bruttolön och andra kostnader som arbetsgivaren har haft med direkt koppling till lön, såsom skatter och sociala avgifter inklusive pensioner. Lönebikostnader inkluderas enligt den nivå som den berörda arbetsgivaren tillämpar enligt sina normala rutiner för kostnadsredovisning. Inga andra påslag är stödberättigande.
• Personalkostnaderna har uppstått genom arbete i projektet, ej ordinarie verksamhet.
• Det finns ett anställningsavtal eller tillägg till anställningsavtal som verifierar att personalkostnaderna avser projektet. OBS För danska stödmottagare gäller att anställningsavtalet eller tillägget till anställningsavtalet ska vara daterat och undertecknat innan kostnader får tas upp i projektet. Detta regleras i § 13 i Bek. nr. 586/03/06/2014.
• Det finns en arbetsbeskrivning för arbetet i projektet.

Personalkostnader som kan återkrävas av arbetsgivaren genom refusion, subvention, lönebidrag eller andra typer av ersättningar, är inte stödberättigande.

Övertidsersättning för anställda som arbetar motsvarande 100% av en heltidsanställning för projektet kan utgöra en stödberättigande kostnad om den är faktisk och dokumenterad. Övertidsersättning är inte stödberättigande vid deltidsanställning.

Registreringen av löneutgifter i Ansökan om utbetalning bör göras per anställd och per månad (I textfältet ska den anställdes namn och månad framgå).

För svenska projektpartner är det obligatoriskt att använda programmets verktyg för sammanställning av personalkostnader Excel, 208.3 kB.. Vi rekommenderar alla att använda verktyget då det underlättar redovisningen och reducerar väntetiden för utbetalning av EU-stöd.

2 Särredovisning av lön

Det finns två metoder för att särredovisa lön.

1. Med den attesterade tidsredovisningen som underlag beräknas den totala utgiften för lön för en månad. Det beräknade beloppet debiteras projektet; lämpligen genom att använda ett konto för interndebiteringar, eller motsvarande. Observera att det måste gå att härleda de bokförda beloppen i tidsredovisningen.
2. Den andra metoden är att bokföra direkt i lönesystemet, vilket kan vara lämpligt vid heltidsanställning eller när den anställde arbetar en fast procentsats i projektet.

För svenska projektpartner är det ett krav att lön bokförs på en för projektet unik kod i ekonomisystemet.

För danska projektpartner är det inte ett krav att lön bokförs på en för projektet unik kod i ekonomisystemet, men det rekommenderas. Dock kvarstår alla övriga krav för att löneutgiften ska godkännas som stödberättigande, så som bokföring och dokumentation.

För Norsk prosjekteier är det ett krav att lönen bokförs på en för projektet unik kod. Det rekommenderas att norska underpartner också bokför sina lönekostnader på en projektkod i sitt system och sedan bifogar ett utdrag från deras huvudbok när norsk prosjekteier redovisar projektets norska kostnader.

3 Lön för fast procentsats

- för heltidsanställda och deltidsanställda med fast procentsats av sin arbetstid i projektet

Personal som arbetar heltid eller deltid med en fast procentsats av sin arbetstid i projektet, behöver du inte tidsredovisa.

Det ska framgå i anställningsavtalet eller i ett tillägg till anställningsavtalet;

• hur många procent av arbetstiden den anställde arbetar i projektet
• vilka arbetsuppgifter den anställde har i projektet
• period för anställningen
• OBS För danska stödmottagare gäller att anställningsavtalet eller tillägget till anställningsavtalet ska vara daterat och undertecknat innan kostnader får tas upp i projektet. Detta regleras i § 13 i Bek. nr. 586/03/06/2014.

Lönekostnaden styrks genom att bifoga lönespecifikation vid första tillfället den anställde tar upp kostnader i projektet samt vid ändringar.

Mall för intyg gällande deltidsanställning svenska partner hittar ni här Word, 114.7 kB.

Erklæring deltidsansættelse för danska partner hittar ni här Word, 115.1 kB.

Beräkning av stödberättigande lönekostnader för heltidsanställda och deltidsanställda med fast procentsats av sin arbetstid i projektet:

• Stödberättigande lönekostnader i projektet beräknas utifrån den anställdes totala bruttolönekostnad/månad, vilket inkluderar skatter samt sociala avgifter inklusive pensioner.
• Utgå från periodens lönespecifikation och redovisa periodens lön multiplicerat med andelen arbetstid den anställde arbetar i projektet, även vid semester och annan betald frånvaro.
• När arbetsgivaren har reducerade kostnader på grund av att den anställde exempelvis är sjukskriven, ledig för vård av sjukt barn, föräldraledig eller tjänstledig, ska bruttolönen som redovisas på projektet reduceras motsvarande.
• Observera att semesterlöneskulden inte kan tas med som kostnad då den inte är betald.
  

4 Lön med varierande arbetstimmar

- för anställda med varierande antal arbetstimmar per månad

Personal som varken arbetar heltid i projektet eller deltid med en fast procentsats varje månad i projektet ska tidsredovisa. Tidsredovisningen ska göras dagligen i den mall som finns på programmets hemsida. Det är tillåtet att använda organisationens eget system för tidsredovisning, men om programmets krav inte uppfylls med avseende på innehåll finns det risk för att tidsredovisningen blir underkänd och därmed underliggande utgifter. Därför rekommenderas att programmets mall för tidsredovisning används.

Tidsredovisningen ska;

• täcka 100 % av den anställdes arbetstid, även tid som inte avser projektarbete.
• attesteras av medarbetare och arbetsgivaren varje månad
  visa vilka aktiviteter den anställde arbetar med.

När programmets nationella kontrollanter granskar ansökan om utbetalning, kontrollerar de tidrapporterna och jämför, vid behov, med de aktiviteter som projektet har beviljats stöd för.

Observera att semester, sjukdom och annan frånvaro inte är stödberättigande och ska redovisas på ordinarie verksamhet när man tidsredovisar.

Mall för tidsredovisning hittar ni här Excel, 105.7 kB.

Utöver tidsredovisning ska även timkostnadsberäkning samt lönespecifikation finnas tillgängligt för att styrka kostnaderna.

Timkostnadsberäkning för svenska partner

För alla som tidsredovisar i projektet ska en timkostnad beräknas.

För svenska projektpartner får följande kostnader ingå i löneuträkningen:

• Bruttolön enligt lönespecifikation
• Lönebikostnader såsom sociala avgifter samt kollektivt avtalade lönebikostnader som gäller alla anställda.
• Personalförmåner (som inte utgörs av kontanter) får inte inkluderas i beräkningen av timkostnad.

Timkostnadsberäkning för danska partner

För alla som tidsredovisar i projektet ska en timkostnad beräknas.

För danska projektpartner får följande kostnader ingå i löneuträkningen:

• Grundløn
• Overenskomstmæssige tillæg
• Arbejdsgiver betalt ATP
• Arbejdsgivers betaling til AER mv
• Pension (arbejdsgiversandel)

Fri bil, fri telefon, belopp till ”multimediebeskatning” och liknande får inte inkluderas i den betalda lönen.

För svenska och danska partner finns det två olika modeller för att räkna ut timkostnad:

1. Bruttopersonalkostnaden per år divideras med 1 720 timmar.
   Denna metod (metod 1) för beräkning av timkostnad ska användas i första hand. Årsarbetstiden för heltidsanställda beräknas till 1 720 timmar per år (SE och DK). För deltidsanställda justeras årsarbetstiden vid timkostnadsberäkningen enligt anställningsgrad.
   
   Timkostnaden beräknas enligt följande modell:
   Månadslön inklusive lönebikostnader*12/1720= timkostnad.
   
   Observera att semesterersättning är inkluderad i beräkningen och att en anställd inte får ta upp mer tid än 143,33 timmar per månad eller 1 720 timmar per år.
   
   Timkostnaden styrks genom att bifoga lönespecifikation vid första tillfället den anställde tar upp kostnader i projektet samt vid ändringar.
   
   Observera att bruttolönen i timkostnadsuträkningen i förekommande fall ska reduceras med lönebidrag, refusion, subvention eller andra typer av ersättningar, som kan återkrävas av arbetsgivaren.
2. Bruttopersonalkostnaden per månad divideras med det antal arbetstimmar per månad som anges i anställningsbeviset.
   Uträkning av timkostnad baseras på antal arbetstimmar per månad i anställningsbeviset samt faktiskt antal arbetade timmar per månad. Den anställde räknar med denna modell ut en timkostnad för varje enskild månad, vilket innebär att timkostnaden varierar under rapporteringsperioden.
   
   Timkostnaden styrks genom att bifoga lönespecifikation vid första tillfället den anställde tar upp kostnader i projektet samt vid ändringar.
   
   Observera att bruttolönen i timkostnadsuträkningen i förekommande fall ska reduceras med lönebidrag, refusion, subvention eller andra typer av ersättningar, som kan återkrävas av arbetsgivaren.
   Här hittar ni mallen som används för uträkning enligt denna modell. Excel, 99.2 kB, öppnas i nytt fönster.

Timkostnadsberäkning för norska partner

Norska projektparter kan använda sig av två metoder vid beräkningen av timkostnad:

• Faktisk årslön inklusive sociala kostnader / 1720 timmar per år, eller
• Fast timkostnad på 500 NOK /timme (Kräver enbart tidsredovisning som dokumentation)
  

För norska projektpartner får följande kostnader ingå i löneuträkningen:

• Faktisk årslön
• Sociala avgifter som inkluderar:
  • Arbetsgivaravgift
  • Feriepengar
  • Pensionsförsäkring

5 Timanställd personal

Om projektet har timanställd personal ska ni beräkna den stödberättigande lönekostnaden enligt följande modell:

• Timlön + semesterersättning enligt anställningsavtal eller lönespecifikation x antal arbetade timmar i projektet.

Alla timanställda ska tidsredovisa sin arbetstid dag för dag, och tidsredovisningen ska täcka 100 procent av den anställdas arbetstid.