Privata aktörer

För de projektparter som inte omfattas av nationella upphandlingsregler gäller särskilda regler i de olika länderna. Grundläggande regler är att alla inköp ska vara kostnadseffektiva och köpas in till marknadspris.

Svenska projektpartner

För stödmottagare i Sverige som inte omfattas av LOU eller LUF gäller särskilda regler. Det särskilda inköpsförfarandet är baserat på principerna i LOU.

Ni som stödmottagare ska, enligt förordning (2014:1383) om förvaltning av EU:s strukturfonder, följa de principer som framgår av LOU vid köp, hyra och leasing. Hyra omfattar inte hyra av fastighet utan avser hyra av tjänster, maskiner och dylikt.

De principer som anges i LOU är principerna om icke-diskriminering, likabehandling, ömsesidigt erkännande, proportionalitet och öppenhet.

Inköpsförfarandet reglerar köp under och över beloppet för direktupphandling som framgår i 15 kap. 3 § LOU. Ett köp får inte delas upp i flera mindre köp i syfte att kringgå reglerna.

Från 1 januari 2018 är beloppet för direktupphandling 586.907 kronor.

Från 1 januari 2020 är beloppet för direktupphandling 615.312 kronor.

Köp under beloppet för direktupphandling

• För köp under beloppet för direktupphandling krävs ingen konkurrensutsättning.
• Vid köp som överstiger 100.000 kronor ska stödmottagare skriftligen dokumentera vad parterna kommit överens om. Dokumentationen, som kan vara i form av mail, ska innehålla parternas namn, pris, beskrivning av varan/tjänsten och tid för leverans.

Köp över beloppet för direktupphandling

• Köp över beloppet för direktupphandling ska konkurrensutsättas. Ni som stödmottagare ska ställa en skriftlig offertförfrågan till minst två potentiella leverantörer. Samma underlag ska skickas till samtliga leverantörer.
• Offertförfrågan och svar från potentiella leverantörer ska vara skriftliga.
• Ni som stödmottagare ska skriftligen dokumentera vad parterna kommit överens om. Dokumentationen, som kan vara i form av mail, ska innehålla parternas namn, pris, beskrivning av varan/tjänsten och tid för leverans

Danska projektpartner

Indkøb skal ske sparsommeligt (uanset offentlig eller privat aktør) – det betyderat der skal handles på markedsvilkår og at dette skal dokumenteres.

De private aktører skal således dokumentere sparsommelighed ved alle indkøb over 30.000 kr, men ikke via en offentlig udbudsproces. I sparsommeligheden ligger dog også hensyn som ligebehandling, ikke-diskrimination, gensidig anerkendelse, proportionalitet og gennemsigtighed.

Norsk prosjekteier

Norsk prosjekteier skal tenke kostnadseffektivitet i alle kjøp (uansett om man er offentlig eller privat aktør) – det betyr at det skal handles på markedsvilkår. Lov om offentlige anskaffelser gjelder, men om prosjekteier ikke faller innenfor denne, i henhold til forretningsmessige prinsipper.

Disse grunnleggende prinsippene gjelder for alle anskaffelser, uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Dette gjelder blant annet kravene til konkurranse, god forretningsskikk, forholdsmessighet, likebehandling av leverandører, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet.

For kjøp over NOK 100.000 (eks mva.) oppfordres det til å spørre minst 3 leverandører for å sikre kostnadseffektivitet samt at de grunnleggende prinsipper for anskaffelser følges. For kjøp over NOK 1.100.000 (eks mva.) (fra 01.01.17) er det krav om nasjonal utlysning og for kjøp over NOK 1.750.000 (eks mva.) er det full EØS utlysning.