Nationell kontroll/Revision

Nationella kontrollanter (First Level Control) ska godkänna projektets utgifter innan utbetalning av stöd.

Projektets utgifter kontrolleras av nationell kontroll. Den nationella kontrollen består dels av en administrativ kontroll som utförs på alla projektpartner vid varje redovisningstillfälle och dels av kontroll på plats.

Syftet med kontroll på plats är att verifiera aktiviteter, levererade varor, tjänster och investeringar, att informationsplikten följs, samt få en bekräftelse på att redovisade räkenskapsunderlag är korrekta.

I Danmark utförs kontrollen av en revisionsfirma, PwC. I Danmark betalar projektens partner för den nationella kontrollen, som är en stödberättigande utgift.

I Norge är det förvaltande organisation (Østfold Fylkeskommune) som utför granskning av norska projektpartner. I samband med projektens slutredovisning görs även en kontroll som utförs av den revisor som norsk projektägare normalt anlitar.

I Sverige har Tillväxtverket, en statlig myndighet, fått uppdraget att granska svenska projektpartners utgifter. Granskningen är avgiftsfri för stödmottagarna.

Dokumentation för revision

För att få stöd för era utgifter måste det finnas underlag i form av fakturor, övriga verifikat och annan dokumentation för att utgifterna är stödberättigande och är nödvändiga för projektets genomförande.

Fakturor, anställningskontrakt, lönespecifikationer och annan dokumentation ska sparas hos den organisation där utgiften bokförs och betalas. All dokumentation, inklusive anställningskontrakt och upplysningar om lön, ska  finnas tillgänglig för nationella kontrollanter och ska på begäran skickas till nationell kontrollant.

Nedanstående är en förteckning över den dokumentation som ska finnas tillgänglig vid varje ansökan om utbetalning.

• Lägesrapport Word, 202.6 kB.
• Sammanställning projektkostnader Excel, 895.3 kB, öppnas i nytt fönster.
• Intyg periodräkenskaper Word, 177.5 kB, öppnas i nytt fönster./ Erklæring perioderegnskab Word, 183 kB, öppnas i nytt fönster..
• En projektspecifik utskrift av huvudbok med projektets samtliga utgifter, inklusive utgifter för personal och eventuella intäkter. Projekt ska särredovisas i bokföringen hos alla parter som deltar i projektet. Bokföringen ska omfatta projektets samtliga transaktioner så att det är möjligt att löpande följa projektets ekonomi. För Norsk prosjekteier är det inte ett krav att norska underpartners personalkostnader bokförs på projektspecifik kod, men det rekommenderas. För danska projektpartner är det inte ett krav att personalkostnader bokförs på en projektspecifik kod i ekonomisystemet, men det rekommenderas. Dock kvarstår alla övriga krav för att löneutgiften ska godkännas som stödberättigande, så som bokföring och dokumentation, för både norska och danska partner.
• Avstämning som visar eventuella differenser mellan bokföring i huvudbok och redovisade utgifter i ansökan om utbetalning.
  
• Alla fakturor eller övriga verifikat som redovisas för perioden.
• Betalningsbevis från bank efterfrågas vid behov.
• Partnerskapsavtal.
• Frågeformulär för svenska projektpartner vid första ansökan om utbetalning. Excel, 101.9 kB.
• ”Erklæring på forretningsgange” för danska projektpartner vid första ansökan om utbetalning.
  
• Personalkostnadssammanställning Excel, 208.3 kB, öppnas i nytt fönster. / Personaleomkostnings afstemning Excel, 232.6 kB, öppnas i nytt fönster. (OBS! Obligatorisk för svenska partner)
• För de anställda som arbetar full tid för projektet ska det finnas ett anställningsavtal eller ett tillägg till anställningsavtal, i vilket framgår arbetsuppgifter i projektet, period som anställningen avser och lön. För danska projektpartner gäller, enligt dansk bekendtgørelse, att utgifter för lön först kan inkluderas i ansökan om utbetalning från det datum då avtalet eller tillägget till avtalet är undertecknat.
• För deltidsanställda som arbetar en fast procentsats i projektet ska det finnas ett intyg för varje anställd. Mall för intyg finns här. Word, 114.7 kB. För danska projektpartner kan, enligt dansk bekendtgørelse, utgifter för lön först inkluderas i ansökan om utbetalning från det datum då intyget är undertecknat. Erklæring deltidsansættelse finns här Word, 115.1 kB..
• Attesterad tidredovisning för deltidsanställda som arbetar varierande antal timmar i projektet. Excel, 105.7 kB.
• Uträkning av timutgift enligt programmets anvisningar, samt lönespecifikation eller anställningsavtal som styrker den lön som ligger till grund för uträkningen.
• Dokumentation för att ni har beaktat lagarna kring upphandling.
• Underlag i samband med resor och representation såsom deltagarlistor, syfte, inbjudan, program och biljetter.

Vilka underlag som ska bifogas varierar beroende på land. Här kan du se vad olika projektpartner ska bifoga vid ansökan om utbetalning.

Varför godkänns inte utgifterna?

De vanligaste orsakerna till att utgifter underkänns av nationell kontroll är att:

• Utgifterna inte är redovisade i en projektspecifik bokföring.
• Utgifter har uppkommit innan/efter projektperioden. Tjänster/varor måste vara levererade under projektperioden. Det är inte tillåtet att förskottsbetala en tjänst/vara för att utgiften ska hamna inom projektperioden.
• Programmets logo med Europeiska unionens emblem saknas.
• Tjänster/varor är inte korrekt upphandlade eller dokumentation saknas för hur upphandlingen gjorts.
• Utgifterna är inte projektrelaterade.
• Dokumentation saknas för hur utgifterna är kopplade till projektet.
• Ofullständig tidredovisning för arbetad tid inom projektet.