Ansökan om utbetalning

Ansökan om utbetalning skickas in elektroniskt. Lead Partner sammanställer projektets svenska och danska kostnader från den senaste redovisningsperioden och laddar upp dem tillsammans med lägesrapporten för samma period. Norsk Prosjekteier är ansvarig för detta gällande de norska kostnaderna. 

För svenska och danska partner

Ni ska registrera ansökan om utbetalning elektroniskt i Min ansökan. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. Den ska innehålla periodens samtliga kostnader från både svenska och danska partner. Alla utgifter som är bokförda och betalda innan FLC påbörjar sin kontroll får inkluderas av stödmottagarna i en given redovisningsperiod. Dessa sammanställs i excelfilen Sammanställning projektkostnader Excel, 895.3 kB, öppnas i nytt fönster.. Filen är en obligatorisk bilaga som används av nationella granskare och sekretariatet.

Ni kan endast skicka in en ansökan om utbetalning i varje redovisningsperiod. Ansvaret för att skicka in Ansökan om utbetalning ligger på Lead Partner.

Ladda ner instruktion för ansökan om utbetalning ÖKS Pdf, 3.4 MB, öppnas i nytt fönster. och instruktion för Hantering av Exceldata vid import och export till utbetalningsansökan. Pdf, 471.3 kB, öppnas i nytt fönster.

När Lead Partner skickat in ansökan om utbetalning påbörjar nationella granskare revisionen av kostnaderna parallellt i Sverige och Danmark. Om komplettering krävs tar de nationella granskarna kontakt med projektet via Lead Partner och koordinerande partner i förekommande fall. Efter att revisionen i respektive land avslutats meddelas sekretariatet om godkända och underkända kostnader. Efter sekretariatets kontroll utbetalas godkända EU-medel till Lead Partner.

Bilagor

Till Ansökan om utbetalning ska ni bifoga ett antal bilagor, max 10 megabyte per bilaga. För att uppnå en enhetligare hantering finns en lathund som varje projektpartner bör följa: Hantering av bilagor för svenska och danska partner. Pdf, 809 kB, öppnas i nytt fönster.

Vid varje ansökan om utbetalning ska följande bilagor bifogas:

• Lägesrapport Word, 202.6 kB.
• Sammanställning projektkostnader Excel, 895.3 kB, öppnas i nytt fönster.
• Intyg periodräkenskaper för samtliga projektpartner (dansk Word, 183 kB., svensk Word, 177.5 kB.)
• En projektspecifik utskrift av huvudbok med projektets samtliga utgifter, inklusive utgifter för personal och eventuella intäkter. Projekt ska särredovisas i bokföringen hos alla parter som deltar i projektet. Bokföringen ska omfatta projektets samtliga transaktioner så att det är möjligt att löpande följa projektets ekonomi. För Norsk prosjekteier är det inte ett krav att norska underpartners personalkostnader bokförs på projektspecifik kod, men det rekommenderas. För danska projektpartner är det inte ett krav att personalkostnader bokförs på en projektspecifik kod i ekonomisystemet, men det rekommenderas. Dock kvarstår alla övriga krav för att löneutgiften ska godkännas som stödberättigande, så som bokföring och dokumentation, för både norska och danska partner.
  
• Avstämning som visar eventuella differenser mellan bokföring i huvudbok och redovisade utgifter i ansökan om utbetalning.
• Missiv till ansökan om utbetalning. Missivet, som genereras när man sänder in ansökan om utbetalning, ska skrivas ut och undertecknas av behörig företrädare hos Lead Partner. Originalet sparas hos Lead Partner och en kopia skickas till sekretaratet: oks@interreg-oks.eu

Utöver detta ska även följande underlag bifogas:

För svenska projektpartner

• Samtliga bilagor till nationell granskare såsom, tidregistreringsschema, personalkostnadssammanställning, fakturakopior med mera. Komplett lista finns här. Länk till annan webbplats.

För danska projektpartner

• Vid ansökan om utbetalning ska de obligatoriska bilagorna bifogas. PwC kommer sedan att kontakta danska projektpartner för ytterligare underlag. Komplett lista över vilka underlag som ska finnas tillgängliga för nationell kontrollant finns här. Länk till annan webbplats.

Vid första ansökan om utbetalning ska projektet även bifoga:

• Partnerskapsavtal
• Kommunikationsplan
• Frågeformulär för svenska projektpartner Excel, 101.9 kB. OBS Förprojekt lämnar frågeformulär i samband med beslut om stöd.
• Erklæring på forretningsgange. Dansk nationell kontrollant (PwC) ansvarar för detta.

Vid sista ansökan om utbetalning/slutrapportering ska även följande bifogas:

• Slutrapport
• Slutfaktura PWC

För norska partner

Ni ska registrera ansökan om utbetalning elektroniskt i regionalforvaltning.no. Den ska innehålla periodens samtliga kostnader. 

Ansvaret för att skicka in Ansökan om utbetalning ligger på Norsk Prosjekteier.

Ladda ner anmodning om utbetaling OKS Pdf, 542.2 kB..

När Norsk Prosjekteier skickat in ansökan om utbetalning påbörjas revisionen av kostnaderna. Om komplettering krävs tar de nationella granskarna kontakt med projektet. Efter kontrollen utbetalas godkända IR-medel till Norsk Prosjekteier.

Bilagor/vedleg:

• Lägesrapport
• En prosjektspesifikk utskrift av hovedbok. Bokføringen skal omfatte prosjektets samtlige transaksjoner slik at det er mulig å løpende følge prosjektets økonomi. For Norsk prosjekteier er det ikke et krav at norske underpartners personalkostnader bokføres på prosjektspesifikk kode, men det anbefales. Dock kvarstår alla övriga krav för att löneutgiften ska godkännas som stödberättigande, så som bokföring och dokumentation.
• Timelister
• Dokumentasjon på rett lønn og beregning av timelønn (om man ikke bruker sjablong på kr 500,-)
• Avstemming som viser eventuelle differanser mellom bokføring i hovedbok og rapporterte kostnader i anmodning om utbetaling
• Dokumentasjon på alle kostnader i form av faktura, reiseregning etc.

Vid sista ansökan om utbetalning/slutrapportering ska även följande bifogas:

• Sluttrapport
• Forenklet revisjonsrapport for hele prosjektet, fra startdato til sluttdato i henhold til tilsagnsbrev.